Bestyrelsesansvar: Hvad risikerer man, når man siger ja til en bestyrelsespost?

En bestyrelsespost er ikke bare en titel. Bestyrelsesmedlemmer får indflydelse på en forenings drift, økonomi og beslutninger – og med den indflydelse følger også et ansvar. Ansvaret handler ikke kun om det, man selv gør, men også om det, man undlader at undersøge eller reagere på.

Mange siger ja til en bestyrelsespost, fordi de gerne vil hjælpe deres forening.

Det kan være den lokale idrætsforening, en kulturforening, en andelsboligforening, en grundejerforening eller en helt anden form for fællesskab. Arbejdet er ofte frivilligt, og de færreste går ind i det med en forestilling om, at de påtager sig et juridisk ansvar.

Men det gør de.

En bestyrelse er ikke bare en gruppe medlemmer, der mødes nogle gange om året. Den er foreningens ledelse mellem generalforsamlingerne og handler på foreningens vegne.

Det betyder ikke, at ethvert fejltrin fører til personligt ansvar. Udgangspunktet er fortsat, at det er foreningen, der hæfter for sine forpligtelser.

Men hvis et bestyrelsesmedlem handler uforsvarligt, uden for sine beføjelser eller undlader at reagere på forhold, som vedkommende burde have reageret på, kan et personligt ansvar komme på tale.

Det gælder også, selv om arbejdet er frivilligt.

Bestyrelsen skal kende de rammer, den arbejder indenfor

En bestyrelse kan ikke selv bestemme spillereglerne.

Den skal arbejde inden for de rammer, der gælder for foreningen. Det omfatter først og fremmest gældende lovgivning og foreningens vedtægter, men afhængigt af foreningstypen kan også generalforsamlingsbeslutninger, aftaler, offentlige tilskudsbetingelser, servitutter og tinglyste deklarationer have betydning.

I en andelsboligforening vil der eksempelvis være regler i andelsboliglovgivningen, anden relevant lovgivning og foreningens vedtægter, som bestyrelsen ikke frit kan se bort fra.

At generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed ændrer ikke på det.

Generalforsamlingen kan træffe de overordnede beslutninger, men den kan ikke lovligt pålægge bestyrelsen at gennemføre noget, der strider mod lovgivningen eller andre bindende regler.

Det samme gælder vedtægterne.

Hvis bestyrelsen mener, at en vedtægtsbestemmelse er uhensigtsmæssig eller forældet, er løsningen ikke at ignorere den. Så må bestyrelsen stille forslag om at ændre vedtægterne efter den procedure, vedtægterne selv foreskriver.

En bestyrelse bør derfor kende både sine beføjelser og sine begrænsninger.

Ansvar handler ikke kun om det, man gør

Når man taler om bestyrelsesansvar, tænker mange først på aktive handlinger.

Har nogen brugt foreningens penge forkert? Har bestyrelsen indgået en aftale, den ikke havde kompetence til at indgå? Har et medlem handlet i strid med vedtægterne?

Men ansvar kan også opstå ved passivitet.

Et bestyrelsesmedlem kan ikke nødvendigvis beskytte sig ved at sige: “Det vidste jeg ikke noget om.”

Der kan også blive spurgt, om medlemmet burde have vidst det.

Hvis en bestyrelse modtager oplysninger, der giver anledning til mistanke om økonomiske uregelmæssigheder, vedtægtsbrud eller ulovlig praksis, har den et ansvar for at forholde sig til oplysningerne.

Det gælder også kritik fra medlemmerne.

Et medlem har naturligvis ikke automatisk ret, blot fordi der fremsættes en anklage eller kritik. Men hvis kritikken er konkret, dokumenteret eller let kan undersøges, bør en bestyrelse ikke bare feje den af bordet.

Foreligger der eksempelvis dokumentation for, at en praksis kan være i strid med vedtægterne, bør bestyrelsen undersøge spørgsmålet.

Det kan senere få betydning, om bestyrelsen blev advaret, hvornår den blev advaret, og hvad den derefter gjorde.

Der er stor forskel på at undersøge en kritik og nå frem til, at den ikke er berettiget – og på helt at ignorere den.

Man kan uddelegere arbejdet – men ikke nødvendigvis ansvaret

De fleste bestyrelser er afhængige af andre. Opgaver kan overlades til administrator, bogholder, direktør, kasserer eller andre, men bestyrelsen bør stadig sikre sig, at den har tilstrækkelig indsigt og kontrol til at kunne føre forsvarligt tilsyn.

Det er helt normalt.

En bestyrelse skal ikke selv udføre alle opgaver.

Men bestyrelsen bør sikre sig, at den stadig har mulighed for at føre et reelt tilsyn.

Hvis én person sidder med al adgang til økonomien, alle myndighedsoplysninger og al dokumentation, mens resten af bestyrelsen blot accepterer personens oplysninger, opstår der en risiko.

Det samme gælder, hvis bestyrelsen rutinemæssigt underskriver dokumenter eller godkender regnskaber uden at forstå grundlaget.

At have tillid til en administrator, kasserer eller direktør er ikke i sig selv forkert.

Men tillid er ikke det samme som kontrol.

Bestyrelsen bør løbende kunne få adgang til relevante oplysninger og stille spørgsmål til de personer, der udfører opgaver på foreningens vegne.

Jo større økonomisk eller juridisk betydning en disposition har, desto større grund er der til at sikre sig, at der er dokumentation og kontrol.

Bestyrelsen arbejder samlet – men medlemmerne har også deres eget ansvar

En bestyrelse er et kollegialt organ. Beslutninger træffes normalt ved flertal, og bestyrelsen handler udadtil på foreningens vegne.

Men det betyder ikke, at det enkelte bestyrelsesmedlem ophører med at have et personligt ansvar for sin egen adfærd.

I mange foreninger vælges medlemmerne netop enkeltvis.

Det enkelte medlem er ikke valgt for blot at følge formanden eller flertallet. Vedkommende er valgt til selv at forholde sig til de spørgsmål, der kommer på bestyrelsens bord.

Det indebærer også, at bestyrelsens medlemmer skal kunne kontrollere og udfordre hinanden.

En sund bestyrelse består ikke af mennesker, der altid er enige.

Den består af mennesker, der kan samarbejde, men samtidig tør stille spørgsmål og sige fra.

Hvis et medlem mener, at en beslutning er i strid med vedtægterne, lovgivningen eller foreningens interesser, bør vedkommende gøre opmærksom på det.

Det er ikke illoyalitet.

Tværtimod kan det være en del af det ansvar, medlemmet er valgt til at varetage.

Derfor kan referatet blive vigtigt

Forestil dig, at seks bestyrelsesmedlemmer skal tage stilling til en større disposition.

Fem stemmer for. Det sjette medlem mener, at beslutningen er ulovlig eller i strid med vedtægterne, gør opmærksom på problemet og stemmer imod.

Hvis beslutningen senere fører til et økonomisk tab, kan det få betydning, om dette faktisk kan dokumenteres.

Derfor bør væsentlige protester og dissens fremgå af bestyrelsens referat eller beslutningsprotokol.

Referatet kan senere vise, hvem der støttede en beslutning, hvem der forholdt sig passivt, og hvem der forsøgte at forhindre den.

Et bestyrelsesmedlem, der er uenig i en beslutning, bør derfor ikke nøjes med bagefter at fortælle, at vedkommende var imod.

Få det skrevet ned.

Det betyder ikke, at et “nej” i et referat automatisk fritager for ethvert ansvar.

Hvis et medlem er bekendt med et alvorligt problem, kan omstændighederne betyde, at der skal gøres mere: kræves juridisk rådgivning, indkaldes til et nyt møde, bringes en sag frem for generalforsamlingen eller i ekstreme tilfælde overvejes, om man fortsat kan sidde i bestyrelsen.

Men dokumentationen af, at man faktisk sagde fra, kan få stor betydning senere.

Loyalitet er ikke det samme som tavshed

I nogle bestyrelser opstår der en kultur, hvor intern kritik opfattes som illoyalitet.

Det kan være farligt.

Et bestyrelsesmedlems loyalitet bør først og fremmest være over for foreningen og dens medlemmer – ikke over for formanden eller et bestemt flertal i bestyrelsen.

Hvis et medlem opdager noget, der kan være forkert, bør spørgsmålet undersøges.

Bestyrelsens opgave er ikke at beskytte hinanden mod kritik.

Den skal beskytte foreningen.

Det betyder naturligvis ikke, at enhver intern uenighed skal udvikle sig til konflikt. Men ønsket om “ro i bestyrelsen” må ikke føre til, at problemer bliver skjult eller ignoreret.

Hvis alle automatisk bakker hinanden op, mister foreningen noget af den kontrol, der netop ligger i at have flere personer i ledelsen.

Frivillighed fritager ikke for ansvar

Mange bestyrelsesmedlemmer arbejder uden honorar.

Det betyder ikke, at de dermed er ansvarsfri.

De almindelige regler om erstatningsansvar gælder fortsat, og visse typer foreninger er desuden omfattet af særlige lovregler.

Folkeoplysningsloven er et klart eksempel. Her fremgår det, at bestyrelsesmedlemmer kan hæfte personligt for for meget udbetalte tilskud, hvis tilbagebetalingskravet skyldes en retsstridig handling eller undladelse, som kan tilregnes det pågældende medlem som forsætlig eller uagtsom.

Ordet “uagtsom” er vigtigt.

Det viser, at ansvar ikke kun handler om bevidst snyd.

Det kan også handle om, at et medlem ikke gjorde det, man med rimelighed kunne forvente.

I andre foreningstyper vil ansvarsvurderingen bero på de almindelige erstatningsretlige regler og den konkrete situation.

Frivillighed betyder altså ikke, at der forventes perfektion.

Men det betyder heller ikke, at man kan være ligeglad.

Hvornår bliver man personligt ansvarlig?

Der findes ikke én regel, der gør et bestyrelsesmedlem ansvarligt, hver gang der sker en fejl.

Ansvar beror på en konkret vurdering.

Typisk vil det blandt andet være relevant at se på, om medlemmet har handlet uforsvarligt eller retsstridigt, om der er opstået et økonomisk tab, og om der er den nødvendige sammenhæng mellem adfærden og tabet.

Det vil også kunne spille ind, hvad medlemmet vidste eller burde vide, hvilke oplysninger der var tilgængelige, og om medlemmet forsøgte at reagere.

Et bestyrelsesmedlem bliver derfor ikke automatisk personligt ansvarligt, fordi en beslutning viser sig at være dårlig.

Bestyrelser skal have mulighed for at træffe beslutninger, og nogle beslutninger vil med eftertidens viden vise sig ikke at være de bedste.

Problemet opstår, når adfærden går ud over det, man med rimelighed kan forvente af et forsvarligt bestyrelsesmedlem.

Generalforsamlingen fritager ikke bestyrelsen for alt

Bestyrelsen kan heller ikke nødvendigvis gemme sig bag en generalforsamlingsbeslutning.

Hvis generalforsamlingen har vedtaget noget lovligt og inden for sine beføjelser, skal bestyrelsen som udgangspunkt følge beslutningen.

Men hvis generalforsamlingen beslutter noget, der er klart i strid med lovgivningen eller andre bindende regler, bliver beslutningen ikke lovlig af den grund.

Bestyrelsen bør i sådan en situation stoppe op og få spørgsmålet afklaret.

At generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed betyder ikke, at den står over loven.

Det er vigtigt både for medlemmer og bestyrelser at forstå.

En bestyrelsesansvarsforsikring kan være en god idé

Foreninger kan tegne en bestyrelsesansvarsforsikring.

Det kan være en fornuftig sikkerhed, fordi selv en ansvarlig bestyrelse kan ende i en tvist, hvor der bliver rejst et erstatningskrav.

Forsikringen bør dog ikke betragtes som en erstatning for ordentligt bestyrelsesarbejde.

Dækningen afhænger af den konkrete forsikringsaftale, og der kan være væsentlige undtagelser.

Bestyrelsen bør derfor både have styr på sit arbejde og kende sin forsikringsdækning.

Godt bestyrelsesarbejde handler i høj grad om dokumentation

Det meste bestyrelsesansvar kan forebygges med ganske almindelige arbejdsrutiner.

Bestyrelsen bør blandt andet sikre, at:

medlemmerne får det nødvendige materiale før beslutninger,
økonomien gennemgås løbende,
væsentlige beslutninger og protester føres til referat,
ingen enkeltperson sidder alene med al kontrol over økonomi eller centrale oplysninger,
konkret kritik og advarsler bliver undersøgt,
vedtægter, lovgivning og generalforsamlingsbeslutninger bliver respekteret,
der søges professionel rådgivning, når bestyrelsen ikke selv har den nødvendige viden.

Det er ikke et spørgsmål om at gøre frivilligt bestyrelsesarbejde til professionel virksomhedsdrift.

Det handler om at skabe en kultur, hvor beslutninger kan forklares og dokumenteres bagefter.

Bestyrelsesansvar er også et spørgsmål om at sige fra

Det vigtigste er måske at forstå, at en bestyrelsespost ikke kun giver ret til at være med til at bestemme.

Den giver også en pligt til at reagere.

Et bestyrelsesmedlem bør ikke være med for at fylde en stol.

Vedkommende skal følge med, stille spørgsmål og reagere, når noget ikke hænger sammen.

Og hvis resten af bestyrelsen er på vej i en retning, man mener er ulovlig eller uforsvarlig, skal man turde sige fra.

Bestyrelsesansvar handler derfor ikke kun om at holde sine egne hænder rene.

Det handler også om at holde øje med den forening, man har sagt ja til at være med til at lede – og om at reagere, når noget ikke er, som det bør være.