Ny bestyrelse – gamle problemer: Ansvar forsvinder ikke ved et valg

En ny bestyrelse overtager ikke automatisk de tidligere bestyrelsesmedlemmers personlige ansvar. Men den overtager foreningen, dens aftaler, dens problemer og de forhold, der endnu ikke er bragt i orden.

“Det var den gamle bestyrelse.”

Det er en forklaring, man jævnligt møder i foreningslivet, når der bliver stillet spørgsmål til gamle beslutninger eller problemer, som begyndte før den nuværende bestyrelse blev valgt.

Og forklaringen kan være relevant. Et medlem, der lige er blevet valgt ind i en bestyrelse, bliver naturligvis ikke automatisk personligt ansvarligt for en beslutning, som andre traf flere år tidligere.

Men et bestyrelsesvalg nulstiller heller ikke foreningen.

Foreningen har stadig sine aftaler, sin økonomi, sine vedtægter, sin korrespondance med myndighederne og de problemer, som ikke blev løst under den tidligere bestyrelse.

Den nye bestyrelse overtager med andre ord ikke et tomt skrivebord. Den overtager historien med.

Et gammelt problem bliver hurtigt den nye bestyrelses problem

Det kan være manglende regnskabsmateriale, en tvivlsom kontrakt, en vedtægtsstridig praksis eller en konflikt, som den tidligere bestyrelse aldrig fik afsluttet. Det kan også være noget så enkelt som en måde at gøre tingene på, der gennem årene er blevet accepteret med forklaringen: “Sådan plejer vi.”

Hvis den nye bestyrelse bliver opmærksom på, at noget måske ikke er i orden, må den tage stilling til det.

Det er ikke det samme som, at den nye bestyrelse skal påtage sig skylden for fortiden. Men den kan heller ikke uden videre fortsætte en problematisk praksis med henvisning til, at andre begyndte på den.

Hvis der er tvivl om, hvorvidt en gammel beslutning er lovlig eller i overensstemmelse med vedtægterne, bør spørgsmålet undersøges.
Hvis en aftale mangler dokumentation, bør dokumentationen findes.
Hvis medlemmer gennem længere tid har gjort opmærksom på et muligt problem, bør den nye bestyrelse forholde sig til kritikken på dens indhold.

Det afgørende er ikke, hvem der skabte problemet. Det afgørende er, hvad den nuværende bestyrelse gør, når den bliver bekendt med det.

“Sådan gjorde de før” er ikke nok

Gamle fejl bliver ikke korrekte af at blive gentaget. En praksis kan have eksisteret i ti eller tyve år og stadig være i strid med vedtægterne eller gældende regler. Derfor er det heller ikke nødvendigvis et godt svar, hvis en bestyrelse siger, at den blot fortsætter den tidligere bestyrelses praksis.

Hvis den nye bestyrelse opdager, at noget er forkert, har den mulighed for at ændre kurs.

Gør den ikke det, kan der opstå et nyt spørgsmål om ansvar.

Den nuværende bestyrelse er måske ikke ansvarlig for den oprindelige fejl. Men hvis den efter at være blevet gjort opmærksom på fejlen vælger at fortsætte den, er der ikke længere kun tale om den gamle bestyrelses handlinger.

Så har den nye bestyrelse truffet sit eget valg. Det er en vigtig forskel.

Når de samme personer går igen

I praksis er grænsen mellem “den gamle” og “den nye” bestyrelse ofte mindre klar, end den lyder. Hele bestyrelsen bliver sjældent udskiftet på én gang. En formand fortsætter måske. Kassereren bliver genvalgt. To andre bliver siddende, mens et par nye medlemmer kommer til.

Så kan det hurtigt blive kunstigt at omtale tidligere dispositioner som noget, “den gamle bestyrelse” stod for.

Hvis et medlem sad med ved bordet, da beslutningen blev truffet, og fortsat sidder i bestyrelsen, har vedkommende måske kendt til forholdet hele tiden. Det kan derfor være nødvendigt at se på den enkeltes rolle.

Var medlemmet med, da beslutningen blev truffet? Stemte vedkommende for eller imod? Blev der rejst indsigelser? Hvilken viden havde medlemmet, og hvornår fik vedkommende den?

Et bestyrelsesskifte ændrer ikke på, hvad et enkelt medlem tidligere har været med til. Og et medlem, der fortsætter fra den gamle bestyrelse til den nye, kan heller ikke uden videre placere hele historien hos sine forgængere.

Nye medlemmer bør stille spørgsmål

Et nyt bestyrelsesmedlem kommer ofte ind i en organisation, hvor de øvrige allerede kender arbejdsgangene. Det kan være vanskeligt at stille spørgsmål til noget, som alle andre tilsyneladende betragter som helt normalt. Men netop de nye medlemmer kan være værdifulde, fordi de ikke er blevet vant til den eksisterende praksis.

Hvis svaret på et spørgsmål er “det har vi altid gjort”, er det ikke nødvendigvis slutningen på diskussionen.

Hvor står det i vedtægterne?
Hvornår blev det besluttet?
Findes der et referat?
Er det generalforsamlingen eller bestyrelsen, der har kompetencen?
Er der juridisk grundlag for den praksis, man følger?

Det er ikke udtryk for mistillid at stille den slags spørgsmål.

Det er en del af bestyrelsesarbejdet.

Overlevering er mere end nøgler og adgangskoder

Det er også derfor, en ordentlig overdragelse mellem bestyrelser er vigtig. Den bør ikke kun bestå af adgang til bankkonto, mail og foreningens kontor. Den nye bestyrelse bør have adgang til tidligere bestyrelsesreferater, generalforsamlingsreferater, regnskaber, kontrakter, forsikringer, korrespondance med myndigheder og oplysninger om verserende sager.

Hvis der er større konflikter eller uafsluttede projekter, bør de også beskrives. En ny bestyrelse kan kun tage ansvar for det, den har mulighed for at få indsigt i.

Men hvis der mangler væsentligt materiale, bør det i sig selv give anledning til spørgsmål.

Hvor er dokumenterne?
Hvem har haft dem?
Og hvorfor kan de ikke findes?

Medlemmernes gamle kritik kan stadig være aktuel

Et bestyrelsesskifte får heller ikke kritik fra medlemmerne til at forsvinde.

Hvis medlemmer tidligere har rejst konkrete spørgsmål om økonomi, vedtægter, ulovlig praksis eller andre forhold, bør den nye bestyrelse ikke automatisk betragte sagen som afsluttet, bare fordi den tidligere bestyrelse gjorde det.

Kritikken kan være forkert.
Men den kan også vise sig at være rigtig.

En ansvarlig bestyrelse bør derfor vurdere substansen frem for afsenderen. Hvis kritikken er konkret og kan undersøges, er det som regel bedre at få spørgsmålet afklaret end at lade det ligge. Særligt hvis den samme kritik er blevet rejst gentagne gange over længere tid.

For hvis det senere viser sig, at medlemmerne havde ret, vil det være nærliggende at spørge, hvornår bestyrelsen blev gjort opmærksom på problemet, og hvorfor der ikke blev reageret.

Man overtager ikke skylden – men man overtager opgaven

Det er måske den enkleste måde at beskrive et bestyrelsesskifte på.

Den nye bestyrelse overtager ikke automatisk den gamle bestyrelses personlige ansvar. Men den overtager ansvaret for at lede foreningen fra det tidspunkt, den træder til. Det indebærer også at håndtere de problemer, der allerede findes.

Hvis et tag lækker, bliver det ikke tæt af, at der kommer en ny formand. Det samme gælder en tvivlsom aftale, et vedtægtsbrud eller en uløst sag med en myndighed.

Den nye bestyrelse kan ikke nødvendigvis bebrejdes, at problemet opstod. Men når den først kender til det, forventes det, at den forholder sig til det. Og hvis flere af medlemmerne sad i både den tidligere og den nuværende bestyrelse, bliver det endnu mere relevant at spørge, hvor længe problemet har været kendt.

Derfor er sætningen “det var den gamle bestyrelse” sjældent nok i sig selv.

Det næste spørgsmål er altid mere interessant:

Hvad gjorde den nye bestyrelse, da den fandt ud af det?

Læs nærmere her: